Case study : Hoe een Europees kaderlid zijn reizen optimaliseert dankzij zakenluchtvaart met AEROAFFAIRES

Tijd is niet alleen een schaars goed; het is een van de meest strategische activa van het moderne bedrijfsleven. In een economische context waarin elke kans het verschil kan maken, kan het vermogen om snel te handelen – om op het juiste moment op de juiste plaats te zijn – het verloop van een onderhandeling veranderen, een beslissing versnellen of een belangrijk partnerschap veiligstellen. Zakenreizen, lange tijd beheerd als een eenvoudige ondersteunende functie, zijn nu van centraal belang voor de prestaties van executive teams.

Wanneer een reis meerdere landen, contacten op hoog niveau en strakke deadlines omvat, wordt zakenluchtvaart een concrete hefboom voor efficiëntie en anticipatie. Verre van ‘bling-bling’ voorstellingen, is het nemen van een privéjet geen kwestie van imago of prestige. Het is vooral een werkinstrument dat u in staat stelt te behouden wat essentieel is: nuttige tijd, flexibiliteit en optimale voorbereiding op beslissingen. Het tijdschrift Capital schat dat een CEO die ongeveer dertig reizen per jaar maakt, het equivalent van een maand werk kan besparen door een privéjet te gebruiken.

Deze casestudy illustreert hoe AEROAFFAIRES, al meer dan 30 jaar een luchtvaartmakelaar, de CEO van een Europese groep gespecialiseerd in duurzame mobiliteitstechnologieën hielp bij de voorbereiding en uitvoering van een strategische rondreis door Europa. Een missie verspreid over drie dagen, drie landen, drie verschillende uitdagingen, met één centrale behoefte: tijd besparen.

Achtergrond van de reisopdracht met AEROAFFAIRES

De missie van deze executive is beslissend op Europese schaal. De klant is de algemeen directeur van een Franse industriële groep die actief is in de sector van mobiliteitssystemen met lage uitstoot. Zijn bedrijf heeft verschillende productievestigingen in Europa, onderhoudt technologische partnerschappen met gespecialiseerde leveranciers en neemt regelmatig deel aan internationale denktanks over energie en innovatie. Met andere woorden, zijn agenda is nauwgezet en zijn reizen vaak strategisch.

Voor deze specifieke tour is het programma bijzonder dicht, met drie hoofddoelen:

• Een partnerfabriek in Stuttgart bezoeken om het opstarten van een nieuwe productielijn te valideren. Het doel is om ter plaatse te controleren of deze industriële site de volumes probleemloos kan verhogen, een essentiële voorwaarde voor de komende lancering van een nieuw product.
• Ontmoeting met een strategische leverancier in Milaan om een meerjarige leveringsovereenkomst te tekenen. Deze leverancier levert een belangrijk onderdeel en het afsluiten van een meerjarencontract zal de bevoorradingsketen van de Groep garanderen en tekorten en prijsschommelingen vermijden.
• Spreken in Parijs op een internationaal forum over energie-innovatie, bijgewoond door publieke besluitvormers en investeerders. De CEO zal worden uitgenodigd om te spreken op het evenement, waardoor het bedrijf een hoog profiel krijgt en de gelegenheid om op hoog niveau te netwerken.

Drie cruciale bijeenkomsten, in drie verschillende omgevingen (industrieel, zakelijk, institutioneel), over drie opeenvolgende dagen – met zeer krappe tijdslimieten. Het managementteam begon natuurlijk te kijken naar commerciële vliegverbindingen om deze etappes te verbinden, maar al snel werden de beperkingen duidelijk.

Beperkingen geïdentificeerd met commerciële vluchten:

• Verplichte verbindingen. Er was geen directe route die Stuttgart, Milaan en Parijs efficiënt met elkaar kon verbinden in de beschikbare tijd. De manager zou verschillende tussenstops moeten maken en van vliegtuig moeten wisselen, met het risico dat hij bij vertraging een aansluiting zou missen.
• Ongeschikte dienstregelingen. De beschikbare lijnvluchten op de gevraagde data komen niet overeen met de eisen van de vergaderingen. De enige vlucht van Parijs naar Stuttgart in de ochtend kwam bijvoorbeeld te laat aan voor het fabrieksbezoek van 10 uur ’s ochtends, waardoor ze de dag ervoor moesten vertrekken en daar een extra nacht moesten doorbrengen.
• Tijdverlies in terminals. Zelfs als de vlucht geoptimaliseerd is, moet er op elke commerciële vlucht gewacht worden: inchecken, veiligheidscontroles, instappen, uitstappen, bagage ophalen, etc. Alles bij elkaar gaan er uren verloren, waardoor de werkdag langer wordt.
• Toegenomen vermoeidheid. Back-to-back commerciële vluchten in drie dagen, met vroege ochtenden, transfers en de stress van deadlines, zouden de executive uitputten, wat ten koste gaat van zijn of haar effectiviteit tijdens belangrijke vergaderingen.
• Risico op onvoorziene gebeurtenissen. Vertragingen of annuleringen van vluchten, stakingen, zoekgeraakte bagage – allemaal oncontroleerbare factoren die het kritieke schema van de tour kunnen doen ontsporen.

De rekensom is duidelijk. Als het bedrijf zich aan het schema van de commerciële luchtvaart zou houden, zou het alleen al aan transit- en wachttijd het equivalent van twee werkdagen verliezen. Met andere woorden, twee hele dagen waarop de manager en zijn team niet productief zouden zijn op hun dossiers. Door gemiste aansluitingen en extra hotelovernachtingen zou het traditionele reisschema de effectiviteit van de missie aanzienlijk verminderen.

De executive assistant, die verantwoordelijk is voor de agenda van de CEO, speelt hier een beslissende rol. Ze was zich bewust van het risico op inefficiëntie en zocht naar een alternatief. Ze nam contact op met AEROAFFAIRES, een makelaar in zakenluchtvaart met meer dan dertig jaar ervaring, om te kijken naar een oplossing op maat. De aanvraag werd laat die middag verstuurd… en het antwoord liet niet lang op zich wachten.

Interventie door AEROAFFAIRES, Europa’s toonaangevende conciërgedienst voor luchtvaartmaatschappijen

Analyse van de aanvraag

Zodra het team van AEROAFFAIRES contact had opgenomen met de klant, bekeek het de belangrijkste parameters van de te organiseren reis:

• Aantal passagiers: De executive reist met enkele collega’s (4 tot 6 personen). Het vliegtuig moet hen allemaal comfortabel kunnen vervoeren en hen in staat stellen aan boord te werken.
• Reisroute met meerdere bestemmingen: Verschillende etappes (Parijs – Stuttgart – Milaan – terugkeer naar Parijs) in een korte tijd, met opeenvolgende vluchten en het vliegtuig ter plaatse gestationeerd tijdens elke vergadering.
• Totale duur van de reis: Drie intense dagen, met vliegtuig en bemanning permanent stand-by. Er is een nauwgezette coördinatie nodig om ervoor te zorgen dat elk vertrek, elke vlucht en elke aankomst op het juiste moment plaatsvinden.
• Vertrouwelijkheid vereist: Gevoelige technische documenten en contracten aan boord – absolute discretie is vereist om rustig te kunnen werken tijdens de vluchten.
• Flexibiliteit van het schema: Het schema moet tot de dag ervoor kunnen worden aangepast afhankelijk van de voortgang van de onderhandelingen (bijv. het uitstellen van een start als een vergadering uitloopt).
• Coördinatie op de grond: Bij elke etappe wacht een privéchauffeur op het asfalt om het team rechtstreeks naar de vergadering te brengen, zonder via de openbare terminals te gaan.

Dankzij deze analyse wordt in minder dan twee uur een coherente oplossing op maat voorgesteld.

Keuze van het vliegtuig

De missie vereiste een lichte jet die zowel comfortabel was als voldoende bereik had voor rechtstreekse, non-stop vluchten binnen Europa. AEROAFFAIRES stelde de Cessna Citation CJ4 voor. Dit zakenvliegtuig biedt een aantal voordelen die overeenkomen met de vastgestelde behoeften:

• Capaciteit: tot 6 passagiers, ideaal voor de CEO en zijn naaste team.
• Stille cabine: een stil, geluiddicht interieur, ideaal om ongestoord te kunnen werken tijdens de vlucht. De ruime cabine is voorzien van lederen zetels met verstelbare rugleuning, uitklapbare computerschappen en grote ramen voor natuurlijk licht.
• Groot bereik: een bereik van ongeveer 3.700 km, waarmee de CJ4 tot de beste in zijn categorie behoort en rechtstreekse vluchten tussen Parijs, Stuttgart en Milaan mogelijk maakt zonder bij te tanken. Dit voldoet ruimschoots aan de behoeften van multi-city reizen.
• Veelzijdigheid op luchthavens: de CJ4 kan gebruik maken van relatief korte start- en landingsbanen (vanaf ~1.500 m voor opstijgen). Het toestel kan daarom landen op secundaire zakenluchthavens, dichter bij industrieterreinen of stadscentra, en de grote overvolle hubs vermijden.

De klant accepteerde deze optie al snel. Omdat ze gewend zijn om via de luchthaven Paris-Le Bourget te reizen, waarderen ze het dat ze direct toegang hebben tot het vliegtuig, zonder wachtrijen of een labyrintische route door een commerciële terminal. Op Le Bourget, Europa’s toonaangevende luchthaven voor zakenluchtvaart, duurt het meestal slechts 15 minuten van aankomst in de privéterminal tot het opstijgen van een jet, terwijl een lijnvlucht twee uur van tevoren moet worden aangekondigd. Voor deze executive zijn deze tijdsbesparing en de discretie die geboden wordt vanaf het moment van instappen een doorslaggevend voordeel.

Complete logistieke organisatie: een deur-tot-deur service van AEROAFFAIRES

AEROAFFAIRES coördineert vervolgens uitputtend de hele missie, met aandacht voor de kleinste logistieke details:

• Vluchtschema op maat: het tijdschema van elke vlucht wordt precies aangepast aan de vereisten van de vergaderingen. Als het fabrieksbezoek bijvoorbeeld om 12 uur ’s middags eindigt, vertrekt de jet kort daarna naar Milaan om onnodige vertragingen te voorkomen. Omgekeerd vertrekt het vliegtuig pas als het team klaar is, wat een mate van flexibiliteit biedt die niet beschikbaar is op lijnvluchten.
• Gereserveerde luchthavenslots: landings- en opstijgingsslots worden van tevoren verkregen op de luchthavens van Stuttgart en Milaan, zodat het vliegtuig kan vertrekken en aankomen op de geplande tijden, zelfs bij druk verkeer. Er is geen risico op rondjes vliegen boven een overvolle luchthaven.
• Auto met chauffeur op het tarmac: zodra het vliegtuig landt in Stuttgart of Milaan, wacht een privévoertuig het team op aan de voet van het vliegtuig.
• Persoonlijke service aan boord: aan boord van het vliegtuig wordt een specifieke cateringservice verzorgd. Lichte maaltijden, rekening houdend met allergieën en de voorkeuren van de executive, worden aan boord geserveerd zodat je kunt eten zonder tijd te verliezen. Er wordt geen zware maaltijd opgelegd: het team kan kiezen om te werken of te rusten tijdens de vlucht.
• Internetverbinding tijdens de vlucht: het vliegtuig is uitgerust met hogesnelheids-WiFi, zodat de executive en zijn of haar personeel continu verbonden blijven. Ze kunnen e-mails versturen, deelnemen aan videoconferenties of een presentatie afwerken tijdens de vlucht, net alsof ze op kantoor zijn, en dat alles in een vertrouwelijke en veilige omgeving.

Het doel van deze regelingen is niet om het aantal luxe diensten te verhogen, maar om alle onnodige wrijving te elimineren. Van het vluchtplan tot het grondtransport, alles wordt georkestreerd om ervoor te zorgen dat elke overgang zo naadloos mogelijk verloopt. AEROAFFAIRES zorgt voor de coördinatie van alles, zodat managers zich alleen op hun zakelijke zaken kunnen concentreren. Zoals ze het zelf zeggen: “Met zakenluchtvaart blijf je gefocust op je missie en hoef je je geen zorgen te maken over de logistiek van je reis”. Deze filosofie vormt de leidraad voor de organisatie van de missie.

Schema van de missie

Dag 1 – Parijs ✈ Stuttgart

Vertrek: De privéjet vertrekt om 7.30 uur vanaf Le Bourget. Het instappen verloopt snel en soepel, zonder onnodig wachten: zodra de executive aankomt bij de business terminal, gaat hij aan boord en verlaat het vliegtuig het tarmac op de geplande tijd.

Aankomst: Om 9.10 uur landt het vliegtuig in Stuttgart. Een privéchauffeur wachtte het team op aan de voet van het vliegtuig en bracht hen onmiddellijk naar het industrieterrein, waar het bezoek rond 10 uur begon.

Bezoek aan de locatie: De ontmoeting verliep zonder hapering of vertraging. Gedurende twee uur hebben de ingenieurs van de partner en de Managing Director de nieuwe productielijn bekeken en de opstart ervan goedgekeurd. Dankzij zijn punctualiteit en concentratie verkreeg de manager alle benodigde informatie en vertrok hij vol vertrouwen dat de extra productiecapaciteit er zou komen.

Aan het einde van de dag was het eerste doel bereikt zonder overmatige vermoeidheid. Het team maakt van de vrije avond gebruik om uit te rusten of om rapporten voor te bereiden, voordat het aan de rest van de missie begint.

Dag 2 – Stuttgart ✈ Milaan

Ochtend: Op de tweede dag geen race tegen de klok om een commerciële vlucht te halen. De leidinggevende kan ’s ochtends een paar dossiers uit Stuttgart halen en het privévliegtuig wacht op zijn teken om te vertrekken.

Opstijgen naar Milaan: In de vroege namiddag vertrekt het vliegtuig vanuit Stuttgart naar Milaan (ongeveer 1 uur vliegen). Tijdens de reis legt het team de laatste hand aan de onderhandelingsstrategie in de rust van de cabine en de internetverbinding. De laatste aanpassingen aan het leveringscontract zijn klaar om bij de landing te worden gepresenteerd.

Aankomst en vergadering: De CJ4 landt rechtstreeks op de luchthaven van Milaan-Linate. In slechts enkele minuten bereikt het team het hoofdkantoor van de strategische leverancier. De middag werd besteed aan de onderhandelingen over het meerjarencontract. Goed voorbereid en zonder tijdsdruk (de terugvlucht stond voor de volgende dag gepland) voerde de manager constructieve gesprekken. Het resultaat was een principeakkoord aan het einde van de dag, waarbij elke partij in goede omstandigheden heeft kunnen overleggen.

S Avonds verblijft het team in Milaan. Ze konden even op adem komen en hun presentaties voor het forum van de volgende dag afstemmen, in plaats van een late terugreis te moeten maken. Een goede nachtrust bereidt hen voor op de laatste etappe.

Dag 3 – Milaan ✈ Parijs (forum)

Terugvlucht: Vroeg in de ochtend vertrekt het vliegtuig opnieuw vanuit Milaan. Om 8.30 uur landt het op Paris-Le Bourget. Daar staat een voertuig klaar om de groep naar het forum te brengen, dat ’s ochtends begint.

Spreken op het forum: Aan het eind van de ochtend staat de CEO op het podium voor publieke besluitvormers en investeerders. Hij bracht zijn boodschap helder en enthousiast – zonder een spoor van vermoeidheid. Zijn toespraak sloeg de spijker op zijn kop, waardoor hij een aantal waardevolle contacten kon leggen tijdens de lunch die volgde.

Afsluiting: Aan het einde van de middag eindigde de missie met een terugkeer naar het hoofdkantoor van het bedrijf. De drie oorspronkelijke doelstellingen waren zonder problemen bereikt. De manager keerde de volgende dag terug naar zijn team, klaar om te profiteren van deze successen, zonder te hoeven herstellen van de lange reisuren.

Waargenomen resultaten

Tijdsbesparing: Door te kiezen voor zakenluchtvaart heeft de manager het equivalent van twee werkdagen bespaard die anders verloren zouden zijn gegaan aan reizen en wachten. Deze uren werden niet alleen op papier bespaard: ze werden opnieuw geïnvesteerd in strategie, voorbereiding en analyse tijdens de missie. In plaats van vast te zitten op een luchthaven of in een vliegtuig zonder enige vooruitgang te kunnen boeken met zijn dossiers, gebruikte de CEO deze tijd om zijn onderhandelingen te verfijnen en zijn beslissingen te verfijnen. Over de hele reis kan worden geschat dat ongeveer 15 tot 16 uur reistijd werd vermeden dankzij het privévliegtuig – nuttige tijd die direct bijdroeg aan het succes van de drie vergaderingen.

Continuïteit van het werk: De keuze voor een privéjet zorgde voor een opmerkelijke continuïteit van het werk tijdens de hele reis. De ruime en stille cabine van de Citation CJ4 fungeerde als een echte vliegende vergaderruimte, waardoor het team werksessies kon houden in de lucht. Uitgespreide documenten op tafel, vertrouwelijke gesprekken vanuit de clubzetel, last-minute correcties op een contract: dit alles zou niet mogelijk zijn geweest op een standaard commerciële vlucht. Dankzij de Wi-Fi-verbinding en de privéomgeving kon de executive productief blijven tussen elke etappe, terwijl anderen periodes van gedwongen inactiviteit zouden hebben gehad. Studies hebben zelfs aangetoond dat de productiviteit van leidinggevenden onderweg met 5 tot 7 vermenigvuldigd kan worden wanneer de vluchten per zakenjet zijn.

Impact op de kwaliteit van besprekingen: Uitgerust en perfect voorbereid aankomen heeft een directe impact op de kwaliteit van vergaderingen. De executive, vrij van de stress en vermoeidheid die gewoonlijk gepaard gaan met snelle reizen, was in staat om elke vergadering met maximale concentratie en een positieve houding te benaderen. Dit had invloed op de toon van de onderhandelingen: zowel in Stuttgart als in Milaan vonden de besprekingen plaats in een constructieve sfeer, zonder nervositeit of haast vanwege mogelijke vertragingen. Ook op het forum in Parijs maakte de frisse aanpak van de spreker zijn toespraak duidelijker en overtuigender. Kortom, de leidinggevende kon in elke fase alles geven, wat resulteerde in nauwkeuriger beslissingen en een beter vermogen om te luisteren naar degenen met wie hij sprak.

Controle over imago en vertrouwelijkheid: Zakenluchtvaart stelde ons ook in staat om controle te houden over het verhaal rond deze reis. In tegenstelling tot een commerciële reis, bleef deze reis volledig onder de radar: geen aanwezigheid in de overvolle boarding lounges, geen kans om een concurrent of een nieuwsgierige journalist tegen het lijf te lopen tijdens een aansluitende vlucht. Deze organisatorische discretie was een belangrijke troef om de vertrouwelijkheid van de lopende onderhandelingen te bewaren. Meer in het algemeen biedt het reizen per privéjet een bijna absolute bescherming tegen nieuwsgierige ogen of industriële spionage. In het kader van deze missie kon het kaderlid incognito reizen, zonder de aandacht van de media of speculanten te trekken.

Wat het managementteam zich herinnert

Voor de CEO en zijn team benadrukt deze succesvolle tour dat de toegevoegde waarde niet alleen in het vliegtuig zelf zit, maar vooral in de manier waarop de missie van begin tot eind werd georkestreerd. Hier zijn de lessen die ze hebben geleerd:

• Een toegewijd team: Het hebben van één aanspreekpunt op AEROAFFAIRES maakte het verschil. Vanaf het eerste contact tot de uiteindelijke feedback hield deze adviseur het project in de gaten en paste hij elk detail in realtime aan. Het management stelde het bijzonder op prijs dat ze konden rekenen op een 24/7 service, die zich bewust was van het strategische belang van elke vlucht.
• Anticiperen op onvoorziene omstandigheden: Bij de voorbereidingen werd niets aan het toeval overgelaten. Veilige luchthavenslots, plan B in geval van slecht weer, flexibele dienstregelingen die vanaf het begin waren gepland… Dit vermogen om te anticiperen stelde de manager gerust, want hij wist dat er in geval van onverwachte gebeurtenissen al oplossingen voorhanden waren. Dit in tegenstelling tot traditionele reizen, waar de kleinste zandkorrel (vertraging, staking) alles in gevaar kan brengen.
• Vloeiende organisatie: Tot slot werd de vloeiende opeenvolging van gebeurtenissen als een groot voordeel gezien. Het tijdschema voor elke vergadering kon worden gerespecteerd of aangepast zonder kopzorgen, wat een enorme mentale last wegnam. Door zich geen zorgen te hoeven maken over de logistiek kon de CEO zich blijven concentreren op zijn beslissingen en kon zijn team zich blijven concentreren op de inhoud in plaats van op de container. Kortom, de flexibiliteit van het systeem verhoogde de collectieve efficiëntie.

In de woorden van de executive assistant die de reis organiseerde:

“Het verschil zit in de details. Het feit dat we de vertrektijd vanuit Milaan de dag ervoor met veertig minuten konden aanpassen, betekende dat we de onderhandelingen zonder haast konden afronden. Deze mate van flexibiliteit maakt echt een verschil voor de efficiëntie van de manager

Vergelijkingstabel: zakenluchtvaart vs. commerciële vluchten

Criteria	Commerciële vluchten (Parijs Stuttgart Milaan Parijs)	Zakenluchtvaart met AEROAFFAIRES	Impact op de manager
Totale reistijd over 3 dagen	ca. 21 uur vervoer (transfers, instappen, aansluitingen)	ca. 7 h 30 cumulatief transport	2 werkdagen bespaard
Dienstregeling	Vast, afhankelijk van geplande vluchten	Aangepast aan het actuele schema van de manager	Meer flexibiliteit en gemoedsrust
Vertrouwelijkheid	Laag, openbare ruimtes	Hoog, speciale privéterminals	Bescherming van documenten en gesprekken
Intra-Europese verbindingen	Soms met tussenstops of aansluitingen	Rechtstreeks	Concentratie behouden tussen vergaderingen
Vergaderingen onderweg voorbereiden	Moeilijke, ongeschikte omgeving	Stille cabine, verbinding tijdens de vlucht	Continu werken zonder pauzes
Coördinatie op de grond	Afzonderlijk te organiseren in elke stad	Chauffeurs en transfers beheerd door AEROAFFAIRES	Wegnemen van logistieke wrijvingen
Fysieke impact en mentale werkbelasting	Toegenomen vermoeidheid, variabiliteit van gevaren	Soepeler reizen, uitgeruste aankomsten	Verbeterde kwaliteit van uitwisselingen

Conclusie

In deze context is zakenluchtvaart niet zomaar een comfortabele gril; het is een echt hulpmiddel om werktijd en besluitvorming te optimaliseren. Zoals deze casestudy heeft aangetoond, veranderde het charteren van een privéjet voor een manager die geconfronteerd werd met een kritieke internationale agenda, een beperking in een concurrentievoordeel. De drie strategische doelstellingen werden bereikt zonder compromissen, waar standaard commerciële reizen waarschijnlijk tot keuzes zouden hebben gedwongen of schadelijke vertragingen zouden hebben veroorzaakt.

AEROAFFAIRESmet meer dan 30 jaar ervaring in de privéluchtvaartsector helpt het bedrijf regelmatig senior executives, executive assistants, projectmanagers, industriële groepen en institutionele spelers met hun strategische reisbehoeften. Sinds de oprichting in 1991 heeft deze makelaar meer dan 45.000 vluchten op maat georganiseerd en meer dan 120.000 zakelijke passagiers over de hele wereld vervoerd. Elke missie is uniek en wordt nauwgezet voorbereid: alles is erop gericht om wrijvingen te verminderen en te behouden wat echt telt voor de klant: zijn tijd, zijn beschikbaarheid, zijn voorbereiding en zijn veiligheid.

Kortom, het gebruik van de zakenluchtvaart in een situatie als deze is geen kwestie van de gemakkelijkste weg kiezen: het is een kwestie van investeren inefficiëntie. De executive in onze casestudy was in staat om drie intensieve dagen constant op 100% capaciteit door te brengen en zijn bedrijf plukt daar nu al de vruchten van in de vorm van afgeronde projecten en sneller genomen beslissingen. Dit scenario wordt vandaag de dag herhaald in veel organisaties die begrijpen dat tijd die wordt bespaard op reizen tijd is die opnieuw wordt geïnvesteerd in het creëren van waarde.

Om een soortgelijke missie te organiseren: neem 24/7 contact op met onze adviseurs:

• ✉️ [email protected]
• 🇫🇷 +33 (0)1 44 09 91 82
• 🇨🇭 +41 22 355 06 24
• 🇺🇸 +1 845 373 3456
• 🇬🇧 +44 84 4986 0547