Gids voor luchtvaartmakelaars door AEROAFFAIRES

De operationele en regelgevende referentie voor besluitvormers

Luchtvaartmakelaardij is een evenwichtsoefening: tussen strikte regelgeving, operationeel reactievermogen en absoluut vertrouwen van de klant.
Bij AEROAFFAIRES wilden we in deze gids alle referenties, teksten en beste praktijken samenbrengen die dit beroep in Europa en de rest van de wereld structureren.

Dit document is bedoeld voor besluitvormers, exploitanten en makelaars die willen werken volgens de normen van het openbaar passagiersvervoer, in overeenstemming met de regelgeving van EASA (European Union Aviation Safety Agency), DGAC (Direction Générale de l’Aviation Civile), ICAO (International Civil Aviation Organization) en de gedragscodes van The Air Charter Association (ACA) enEBAA (European Business Aviation Association).

1. De rol van de luchtmakelaar

Een luchtmakelaar fungeert als interface tussen een professionele klant en een gecertificeerde exploitant, zorgt voor naleving van de regelgeving, kwalificeert risico’s, organiseert de uitvoering en beheert de end-to-end relatie. De missie is niet om “een vliegtuig te vinden”, maar om de juiste exploitant, FBO, afhandelaar, bemanning, douane, slots, vluchtplan, verzekering, betaalmiddelen en service na de vlucht in te schakelen, met documentaire traceerbaarheid.

Een luchtmakelaar is niet zomaar een commerciële tussenpersoon. Hun missie is om een vluchtaanvraag om te zetten in een conforme, veilige en gedocumenteerde operatie, zonder enig risico over te dragen aan de klant.

De gedragscode van de Air Charter Association beschrijft de beste praktijken voor de beroepsgroep op het gebied van transparantie en de plicht om informatie te verstrekken, met details over de transparantie van offertes, de status van de makelaar, naleving van de wet en voortdurende training.

Referentie sector:

• De vereniging voor luchtcharters – Praktijkcode
• Europese vereniging voor zakenluchtvaart (EBAA)

2. Regelgevend kader voor luchtmakelaardij

2.1 Europa

Commerciële activiteiten vallen onder de Air OPS-verordening (EU) nr. 965/2012, die uit verschillende delen bestaat:

• Deel ORO (Organisation Requirements for Air Operations): eisen met betrekking tot de organisatie van exploitanten;
• Deel CAT (Commercial Air Transport Operations): commerciële luchtvervoersactiviteiten;
• Part SPA (Specific Approvals): specifieke goedkeuringen (ETOPS – Extended-range Twin-engine Operations, RVSM – Reduced Vertical Separation Minimum, PBN – Performance Based Navigation, enz;)
• Deel NCC (NietCommercieel Complex) / NCO (NietCommercieel Overig) / SPO (Gespecialiseerde Operaties): niet-commerciële en gespecialiseerde operaties.

De geconsolideerde versie van de Easy Access Rules maakt het mogelijk om door de toepasselijke bijlagen en AMC/GM te navigeren.
HetAOC (Air Operator Certificate) wordt afgegeven door de bevoegde autoriteit, in Frankrijk de DGAC, onder toezicht van het Ministerie van Ecologische Transitie.

Bronnen :

• EASA – Air OPS 965 (Regels voor gemakkelijke toegang)
• DGAC – Ministerie voor Ecologische Transitie

2.2 Slots en netwerkbeheer

Luchthavenslots volgen de Worldwide Airport Slot Guidelines (WASG), editie 4, van kracht sinds 1 augustus 2025.
De Network Manager van Eurocontrol coördineert ATFCM-maatregelen (Air Traffic Flow and Capacity Management) en biedt specifieke B2B-diensten aan operatoren.

Bron: Eurocontrol

• EUROCONTROL – Portaal voor netwerkexploitatie
• IATA – Wereldwijde richtlijnen voor luchthavenslots, 4e editie

2.3 Vlucht- en servicetijden

De vliegtijdbeperkingen (FTL) gedefinieerd in subdeel ORO.FTL zijn van toepassing op alle openbaarvervoersbedrijven.
Ze regelen de maximale diensttijd, rusttijden en vermoeidheidsmanagement binnen het veiligheidsbeheersysteem (SMS).

Bron :

• EASA – Beperkingen vlieg- en diensttijden

2.4 Passagiersgegevens en naleving

De API- (Advance Passenger Information) en PNR-systemen (Passenger Name Record) vallen onder de Europese teksten 2024 en 2025, onder toezicht van DG Migratie en Binnenlandse Zaken en de Raad van de Europese Unie.
Deze gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de General Data Protection Regulation (GDPR) en de IATA-sectornormen.

Bron:

• Europese Commissie – Migratie en binnenlandse zaken
• Raad van de Europese Unie – PNR-verordening

2.5 Bestrijding van illegale activiteiten

De strijd tegen grijze charters is een prioriteit in het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten.
Professionele organisaties publiceren regelmatig preventiegidsen en auditdatabases:

• De Air Charter Association (campagne Stop Illegaal Charters) ;
• NBAA (Bewustwordingsprogramma voor illegale charters).
  Voor makelaars betekent due diligence het weigeren van alle activiteiten buiten het AOC, het controleren van vergunningen en het documenteren van bewijs van naleving.

Bronnen :

• Corporate Jet Investor – Analyse van grijze chartervluchten
• De vereniging voor luchtcharters
• NBAA – Illegale charters

2.6 Aansprakelijkheid luchtvaartmaatschappij

Het Verdrag van Montreal (1999) bevat aansprakelijkheidsregelingen voor luchtvaartmaatschappijen.
De compensatieplafonds zijn herzien tot 28 december 2024:

• Vertraging passagiers: 6.303 BTR;
• Bagage: 1.519 BTR;
• Vracht: 26 BTR/kg.

Bron:

• ICAO – Verdrag van Montreal 1999 (wijzigingen 2024)

2.7 Passagiersrechten

Verordening (EG) nr. 261/2004 is van toepassing afhankelijk van de reisroute en de status van de vervoerder (alleen openbaar vervoer).
Binnen de Europese Unie is momenteel een hervorming aan de gang om de compensatie- en kennisgevingsprocedures bij te werken.
De rol van de makelaar is om een kader te bieden voor contractuele verwachtingen, met name in geval van annulering of vertraging.

Bron :

• EUR-Lex – Verordening (EG) 261/2004

3. Veiligheid en kwaliteit, het referentiekader van de makelaar

3.1 Vrijwillige internationale normen

De normen IS-BAO (voor vluchtuitvoering) en IS-BAH (voor grondafhandeling) zijn nu de wereldwijde maatstaven voor veiligheid en naleving.
Onder leiding van deInternational Business Aviation Council (IBAC) definiëren deze programma’s strikte procedures voor veiligheidsbeheer, audits en voortdurende verbetering voor exploitanten en FBO’s (Fixed-Base Operators).

Een IS-BAO-gecertificeerde exploitant of een luchthaven met IS-BAH-label garandeert een niveau van interne controle dat overeenkomt met de beste praktijken wereldwijd.

Bron :
IBAC – IS-BAO & IS-BAH normen

3.2 Veiligheidsbeoordelingen door derden

De onafhankelijke beoordelingen Wyvern Wingman en ARGUS Ratings bieden extra garanties voor de betrouwbaarheid van luchtvaartmaatschappijen.
Ze onderzoeken naleving van de regelgeving, training van de bemanning, onderhoud, documentatie en operationele geschiedenis.

In de praktijk vereist een professionele makelaar :

• geldige Wyvern status of ARGUS Gold/Platinum rating;
• verificatie van recente rapporten voordat het contract wordt ondertekend;
• en het documentair bewaren van dit bewijs in het vluchtdossier.

Bron:

• Wyvern – Wingman & Certificeringen 2025
• ARGUS International – Operator Ratings

3.3 Training en kwalificatie van teams

De Broker Qualification, ontwikkeld door The Air Charter Association, stelt een gemeenschappelijke set vaardigheden vast voor professionals in luchtmakelaardij.
Deze training, die nu online beschikbaar is, omvat Europese regelgeving, naleving van AOC’s, risicobeheer, contractuele transparantie en klantrelaties.

Het doel is om een uniform niveau van professionaliteit en kennis van het wettelijke kader te garanderen in een sector waar vertrouwen afhangt van nauwkeurigheid.

Bron :
De Air Charter Association – Opleiding & Makelaarskwalificatie

4. Markt, instrumenten en essentiële connectoren

4.1 Sourcing en prijsbepaling

Elke zakenluchtvaartmakelaar ontwikkelt nu zijn eigen sourcing- en prijstool om directe, snelle en veilige toegang tot de hele wereldmarkt te garanderen.

Bij AEROAFFAIRES stelt deze technologie ons in staat om meer dan 20.000 vliegtuigen wereldwijd in realtime te verbinden, in alle categorieën: lichte jets, langeafstandsvliegtuigen, helikopters en regionale vliegtuigen.

Deze interne platforms garanderen een onmiddellijk overzicht van de beschikbaarheid, cabineconfiguraties en geoptimaliseerde routes, terwijl ze betalings- en beheeroplossingen integreren die voldoen aan de Europese normen voor veiligheid en traceerbaarheid.

4.2 Controle en verificatie van exploitanten

De onafhankelijke beoordelingsregisters ARGUS en Wyvern vormen een aanvulling op de wettelijke controles (AOC, vloot, onderhoud).
Ze vormen de maatstaf voor de selectie van veilige en conforme exploitanten, met name voor vluchten met een hoge verantwoordelijkheid (directieleden, ministeriële teams, medisch vervoer, enz.)

Voor elke missie controleert de makelaar

• de geldigheid van het AOC,
• de veiligheidsclassificatie van de exploitant
• en de samenhang tussen het aangeboden type vliegtuig en het toegestane vluchtgebied.

Deze controles helpen om de operationele keten te beveiligen en de conformiteit te documenteren in het vluchtdossier.

Bronnen :

• ARGUS International – Databank met classificaties van exploitanten
• Wyvern – Geregistreerde exploitantengids

4.3 Slots en netwerkbeheer

De planning van slots op gecoördineerde luchthavens is gebaseerd op de Worldwide Airport Slot Guidelines (WASG), gepubliceerd doorIATA, waarvan de 4e editie in augustus 2025 van kracht werd.
Alvorens een offerte te maken, moet een makelaar :

• eurocontrol-netwerkpublicaties,
• aTFCM-beperkingen,
• en lokale parkeer-, FBO- en brandstofcapaciteiten.

Deze coördinatie garandeert de daadwerkelijke haalbaarheid van de vlucht en voorkomt elk risico op onnauwkeurigheid in de dienstregeling die aan de klant wordt meegedeeld.

Bron:

• IATA – Wereldwijde richtlijnen voor luchthavenslots (Editie 4)
• EUROCONTROL – Portaal voor netwerkexploitatie

5. AEROAFFAIRES methode, de uitvoeringsketen

Elke opdracht volgt een rigoureus, volledig gedocumenteerd en controleerbaar proces. Het doel is eenvoudig: de naleving van de regelgeving, de veiligheid van de passagiers en de operationele soepelheid garanderen, van het eerste contact tot de afsluiting van het dossier.

5.1 De aanvraag kwalificeren

Alles begint met een gedetailleerd begrip van de behoefte. Het team analyseert het doel van de reis, de beperkingen van de agenda, mogelijke luchthavens en passagiersprofielen. Ook specifieke parameters worden bestudeerd: hoeveelheid bagage, vervoer van dieren, gevoelige apparatuur, medische apparatuur of gereguleerde goederen.
Deze eerste fase biedt een duidelijk kader voordat het zoeken naar een vliegtuig begint.

5.2 Naleving van de regelgeving

Vóór elk commercieel voorstel controleert AEROAFFAIRES de geldigheid van het AOC (Air Operator Certificate) van elke operator, evenals de SPA-goedkeuringen die vereist zijn volgens het type missie. Het niveau van de IS-BAO-certificering wordt gecontroleerd, net als de onafhankelijke Wyvern- en ARGUS-ratings.
De administratieve afdelingen voeren ook KYC-controles (Know Your Customer) uit op de betaler en AML-screening voor internationale of cryptocurrency-transacties, in overeenstemming met de Europese richtlijnen.

Bronnen :
EASA – Verordening (EU) nr. 965/2012
IBAC – IS-BAO normen
ESMA – Naleving van AML & cryptoactiva

5.3 Sourcing en evaluatie

Zodra de behoefte is vastgesteld, neemt de makelaar contact op met verschillende goedgekeurde exploitanten via het Avinode-platform en zijn directe partnernetwerk.
De beoordeling heeft betrekking op de configuratie van de cabine, de onderhoudsstatus, het aantal vlieguren van casco en motoren, de prestaties op het korte-afstandsvliegveld, de incidentenhistorie en het bemanningsbeleid met betrekking tot vliegtijdbeperkingen (FTL).
Elk element wordt vergeleken en vastgelegd om de uiteindelijke beslissing te documenteren.

Bron :
Avinode – Marktplaats voor luchtcharterprofessionals

5.4 Slots en haalbaarheid van het netwerk

Voor gecoördineerde luchthavens wordt de haalbaarheid van de vlucht gecontroleerd voordat er een bevestiging wordt gemaakt. Tijdslots, afhandelingscapaciteiten, ATFCM-beperkingen, het weer en de beschikbaarheid van parkeerplaatsen worden geanalyseerd.
De makelaar zorgt altijd voor een noodoplossing om de continuïteit van de missie te garanderen in het geval van een operationeel gevaar.

Bron :
IATA – Wereldwijde richtlijnen voor luchthavenslots, 4e editie

5.5 Offerte en contract

De offerte die aan de klant wordt gegeven, beschrijft op transparante wijze alle parameters: kandidaat-exploitant, indicatieve inschrijving, aansprakelijkheidslimieten in overeenstemming met het Verdrag van Montreal (MC99), annuleringsvoorwaarden, verzekering, bagage- en brandstofbeleid, beschikbaarheid van SAF, eventuele vervangingen van exploitanten en clausules inzake overmacht.
Elk aanbod van AEROAFFAIRES gaat vergezeld van een volledig documentair dossier dat de traceerbaarheid van de verbintenissen garandeert.

Bron :
IATA – Wereldwijde richtlijnen voor luchthavenslots

5.6 Uitvoering van de vlucht

Zodra het contract is gevalideerd, coördineert AEROAFFAIRES de volledige operationele keten: vluchtplan, overvlucht- en landingsrechten, afhandeling, catering, transfers, veiligheidsbriefing en beheer van passagiersgegevens (API/PNR).
Elk document wordt voor vertrek gecontroleerd. Op de dag van de vlucht wordt het verkeer in realtime gevolgd en elk incident wordt opgenomen in een rapport.

Bron :
Europese Commissie – Migratie en binnenlandse zaken (Reisinformatie)

5.7 Afsluiting en naleving

Zodra de opdracht is voltooid, consolideert en archiveert de afdeling Kwaliteit de contractuele documenten: AOC, verzekeringscertificaat, ondertekende offerte, factuur en uitvoeringsverslag.
Stiptheids- en tevredenheidsindicatoren worden opgenomen in de interne opvolging, terwijl KYC/AML-procedures en operatoraudits worden bijgewerkt.
Op deze manier wordt elke opdracht een basis voor voortdurende verbetering voor volgende opdrachten.

Bron :
Europese Commissie – Kader voor financiële criminaliteit en AML

6. Contracten, aansprakelijkheid en verwachtingen van klanten

6.1 Makelaarscontracten

De relatie tussen de klant, de makelaar en de exploitant is gebaseerd op een nauwkeurig contractueel kader.
AEROAFFAIRES de Gedragscode Luchtcharter, gepubliceerd door de Vereniging voor Luchtcharter, definieert de beste praktijken in dit beroep: transparantie van offertes, duidelijkheid over de rollen tussen makelaar en exploitant, eerlijke behandeling van activa en volledige informatie voor de klant vóór ondertekening.
Dit kader garandeert een evenwichtige verdeling van verantwoordelijkheden en een duidelijke wettelijke bescherming voor alle partijen.

Bron :
Air Charter Association – Praktijkcode (2023)

6.2 Aansprakelijkheid vervoerder

Het Verdrag van Montreal (1999) beschrijft de internationale aansprakelijkheidsregeling die van toepassing is op commercieel luchtvervoer.
Sinds de herziening van december 2024 bedragen de vergoedingslimieten 1.519 BTR voor bagage, 6.303 BTR voor vertraging van passagiers en 26 BTR per kilogram voor vracht.
Deze bedragen, uitgedrukt in speciale trekkingsrechten (SDR), worden periodiek herzien om rekening te houden met inflatie en marktomstandigheden.
AEROAFFAIRES informeert uitvoerende klanten en juridische afdelingen systematisch over deze plafonds om een volledig begrip van het toepasselijke aansprakelijkheidskader te garanderen.

Bronnen :
ICAO – Verdrag van Montreal 1999 (zoals gewijzigd)
Kennedys Law – Aviation Market Insights, april 2025

6.3 Passagiersrechten

In de Europese Verordening (EG) nr. 261/2004 zijn de rechten van luchtvaartpassagiers bij instapweigering, annulering of langdurige vertraging vastgelegd.
De toepassing ervan hangt af van de route en de status van de luchtvaartmaatschappij: het gaat om vluchten die worden uitgevoerd door luchtvaartmaatschappijen die gecertificeerd zijn voor openbaar personenvervoer.
AEROAFFAIRES zorgt ervoor dat de contractuele verwachtingen nauwkeurig worden gedefinieerd, met uitleg over de gedekte situaties en de uitsluitingen die in de tekst zijn opgenomen.
Het bedrijf onthoudt zich van elke belofte van compensatie die verder gaat dan het wettelijke kader dat door de Europese Unie is gedefinieerd.

Bron :
EUR-Lex – Verordening (EG) nr. 261/2004

6.4 Professionele compensatie

Zoals alle exploitanten van zakenluchtvaartuigen met een vergunning, is AEROAFFAIRES gedekt door een gespecialiseerde beroepsaansprakelijkheidsverzekering.
Deze beschermt zowel het bedrijf als zijn klanten tegen de risico’s die gepaard gaan met de tussenhandeldiensten: administratieve fouten, gebrekkige communicatie of contractuele incidenten.
Verzekeraars in de sector – in het bijzonder ITIC, die internationale luchtvaartmakelaars vermeldt – publiceren regelmatig feedback en schadeonderzoeken, die als basis dienen voor de voortdurende verbetering van interne procedures.

Bron :
ITIC – Beroepsaansprakelijkheid voor makelaars in luchtcharters

7. Betalingen, cryptocurrencies en compliance

7.1 Financiële instrumenten en stromen

Interprofessionele transacties zijn nu grotendeels veilig dankzij Paynode, de betalingsoplossing ontwikkeld door de Avinode groep.
Dit platform, dat rechtstreeks in de marktplaats is geïntegreerd, vergemakkelijkt betalingen tussen brokers en traders en vermindert tegelijkertijd het operationele risico.
Financiële stromen worden uitgevoerd in verschillende valuta’s, met volledige traceerbaarheid en een bankkader dat voldoet aan de Europese regelgeving.
Het systeem is gebaseerd op de infrastructuur van Currencycloud, dat als betalingsinstelling is geautoriseerd in het Verenigd Koninkrijk en de Europese Unie.

Bron :
Currencycloud – Case Study Avinode Paynode

7.2 Cryptocurrencies en MiCA-regelgeving

De Europese Unie heeft de Markets in Crypto-Assets (MiCA) verordening aangenomen, aangevuld met de herziening van de Transfer of Funds Regulation (TFR).
Deze teksten leggen de Travel Rule op aan alle aanbieders van diensten met betrekking tot digitale activa (CASP’s), die eind 2024 van kracht wordt.
Een luchtvaartmakelaar die cryptocurrency-betalingen accepteert, moet samenwerken met een aanbieder die geregistreerd staat bij een bevoegde nationale autoriteit, volledige traceerbaarheid van fondsen garanderen en zijn interne AML-nalevingsprocedures updaten.
Het doel is om dezelfde transparantie te garanderen als voor traditionele bankbetalingen, terwijl de contractuele vertrouwelijkheid van klanten wordt gerespecteerd.

Bron :
ESMA – Markets in Crypto-Assets Regulation (MiCA)

7.3 AML-compliance en KYC-procedures

De Europese Anti-witwasrichtlijnen (AMLD) verplichten alle erkende financiële tussenpersonen en luchtmakelaars om de identiteit van de betaler te verifiëren en alle bijbehorende risico’s op te sporen.
AEROAFFAIRES de Groep past een proportioneel systeem toe dat voldoet aan de vereisten van het Europese wetgevingspakket 2025, dat controles op politiek prominente personen (PEP’s), verificatie van de herkomst van fondsen en monitoring van gevoelige transacties omvat.
Elke transactie is volledig traceerbaar en wordt veilig gearchiveerd als onderdeel van het interne nalevingssysteem.

Bron :
Europese Commissie – Kader tegen het witwassen van geld en het bestrijden van de financiering van terrorisme

8. Duurzame brandstoffen, emissies en klimaatbeleid

8.1 Duurzame brandstoffen (SAF) in Europa

De ReFuelEU luchtvaartverordening, aangenomen door de Europese Commissie, stelt progressieve quota vast voor duurzame brandstof in de luchtvaart. Het doel is om het gebruik van SAF (duurzame luchtvaartbrandstof) in de hele EU te harmoniseren om de koolstofintensiteit van de sector geleidelijk te verminderen.

De tekst voert verplichtingen in voor luchthavens en exploitanten, met een tijdschema voor integratie verspreid over meerdere jaren. De tekst gaat vergezeld van stimuleringsmechanismen en subsidies ter ondersteuning van de lokale productie, die nog steeds beperkt en duur is.
De economische context evolueert nog: de beschikbaarheid van grondstoffen, de structurering van de industrie en budgettaire afwegingen tussen lidstaten behoren tot de belangrijkste uitdagingen op korte termijn.

Bron: Europese Commissie – ReFuelEU
Europese Commissie – ReFuelEU luchtvaartverordening
Reuters – Uitdagingen voor SAF-implementatie (2025)

8.2 Compensatie en CORSIA

Voor internationale vluchten wordt koolstofcompensatie geregeld door de CORSIA-regeling (Carbon Offsetting and Reduction Scheme for International Aviation), opgezet door de Internationale Burgerluchtvaartorganisatie (ICAO).

Deze regeling vereist van luchtvaartmaatschappijen dat ze hun uitstoot declareren en compenseren met gecertificeerde koolstofkredieten. Als tussenpersonen hebben luchtvaartmakelaars een rol te spelen in het geven van advies en transparantie: ze moeten hun klanten informeren over de gebruikte mechanismen, de gekozen programma’s en de beperkingen van de compensatie.
Het doel is om vage communicatie of greenwashing te vermijden door de voorkeur te geven aan projecten die traceerbaar, geauditeerd en geregistreerd zijn in officiële registers die erkend zijn door de ICAO.

Bron :
ICAO – Overzicht en implementatie van CORSIA

8.3 AEROAFFAIRES doctrine

AEROAFFAIRES hanteert een pragmatische en afgemeten benadering van milieuprestaties.
Er wordt voorrang gegeven aan de werkelijke vermindering van de uitstoot in plaats van aan compensatie alleen. Dit beleid is gebaseerd op een geoptimaliseerde vluchtplanning, rigoureus beheer van massa en balans, de selectie van brandstofefficiënte routes en het gebruik van SAF-mengsels wanneer de beschikbaarheid dit toelaat.
Compensatie vindt dan plaats, op een transparante en traceerbare manier, om gedocumenteerde koolstofneutraliteit te bereiken voor elke missie.

9. Specifieke segmenten

9.1 Helikoptervluchten

Helikopteroperaties zijn onderworpen aan specifieke beperkingen in verband met prestaties en lokale regelgeving.
De makelaar controleert de HEMS-categorie wanneer de missie medisch is, overvlucht- en geluidsbeperkingen, FATO/TLOF-procedures op landingsplaatsen en wind- en belastingsomstandigheden op het vaste punt.
Dit alles wordt geregeld door de bijlagen bij de EASA Air OPS-voorschriften die van toepassing zijn op gespecialiseerde operaties.

Bron :
EASA – Regels voor gemakkelijke toegang tot luchtvaartactiviteiten

9.2 Groepsvluchten en stimuleringsmissies

Groepsvluchten moeten zorgvuldig worden gepland.
De bemiddelaar moet rekening houden met de coördinatiebeperkingen op verzadigde luchthavens, de verdeling van zitplaatsen en bagage, de organisatie van instapservices en het administratieve beheer van API-lijsten (Advance Passenger Information) en passagierslijsten.
Tijdens periodes van grote vraag is de slotstrategie gebaseerd op de principes van de WASG (Worldwide Airport Slot Guidelines) om stiptheid en operationele haalbaarheid te garanderen.

Bron :
IATA – Wereldwijde richtlijnen voor slots op luchthavens, Editie 4

9.3 Dringende vracht en kritisch transport

Het luchtvervoer van dringende vracht vereist een volledige beheersing van het wettelijke en technische kader.
Makelaars informeren hun klanten over de aansprakelijkheidslimieten die zijn vastgelegd in het Verdrag van Montreal (MC99) en eventuele uitsluitingen in verband met de aard van de goederen.
Ze coördineren de naleving van de regelgeving voor gevaarlijke goederen (IATA DGR), organiseren douaneformaliteiten en zorgen voor de veiligheid van het laden en lossen.
Elke zending wordt onderworpen aan een documentencontrole en een waardeverklaring om de verzekeringsdekking voor het transport te garanderen.

Bron :
Benesch Law – Aansprakelijkheidsbeperkingen voor internationaal luchtvervoer (Update 2024)

10. Kwaliteitsindicatoren en -beheer

De operationele prestaties vanAEROAFFAIRES zijn gebaseerd op voortdurende kwaliteitsmeting.
Elke missie wordt onderworpen aan een gedetailleerde opvolging na de vlucht, met inbegrip van indicatoren voor stiptheid bij vertrek en aankomst, herplaatsing van het vliegtuig en naleving van de documenten.
Feedback over veiligheid, gerapporteerde incidenten en corrigerende maatregelen worden geanalyseerd als onderdeel van het veiligheidsbeheersysteem (SMS).
Het bedrijf controleert ook het aandeel vluchten dat wordt uitgevoerd met SAF, de gemiddelde betalingstijden voor operators en de tevredenheidsgraad (NPS) van passagiers en managementassistenten.

Deze gegevens worden elk kwartaal geconsolideerd om een continu verbeteringsproces te voeden en de hoge normen te handhaven waarmee AEROAFFAIRES zich onderscheidt op de internationale markt van de luchtmakelaardij.

11. Gebruiksklare checklists

11.1 Operator due diligence

Voordat een vlucht wordt bevestigd, controleert de makelaar alle elementen die aantonen dat de luchtvaartexploitant aan de eisen voldoet.
HetAOC (Air Operator Certificate) moet geldig zijn: dit is de exploitatievergunning die is afgegeven door de nationale autoriteit (in Frankrijk de DGAC) die het openbaar personenvervoer toestaat.
Het SPA-domein (Specific Approvals) geeft aan welke soorten vluchten de exploitant mag uitvoeren, zoals vluchten met beperkte ruimte (RVSM), precisienaderingen (PBN) of transoceanische vluchten (ETOPS).
Een geldige luchtvaartaansprakelijkheidsverzekering is vereist voor passagiers, derden en vracht in overeenstemming met het Verdrag van Montreal.

De makelaar controleert vervolgens de luchtwaardigheid van het luchtvaartuig, d.w.z. de technische conformiteit, de geldigheid van het onderhoudscertificaat (ARC) en de naleving van de onderhoudstermijnen.
De bemanning moet voldoen aan de FTL’s (Flight Time Limitations), waarin de maximale dienst- en rusttijden zijn vastgelegd.
De exploitant moet vermeld staan in de IS-BAO standaard (International Standard for Business Aircraft Operations) en idealiter een Wyvern Wingman audit of een ARGUS Gold/Platinum rating hebben, als bewijs van de kwaliteit van zijn bedrijfsvoering.
Tot slot wordt de geschiedenis van de SAFA-inspecties (Safety Assessment of Foreign Aircraft) door de Europese autoriteiten geraadpleegd, indien beschikbaar voor het betreffende vliegtuig of de vloot.

Bronnen :
EASA – Vergunning tot vluchtuitvoering (AOC)
Wyvern – Veiligheidsaudits en Wingman-programma
IBAC – IS-BAO norm

11.2 Routekaart voor de missie

Het routeblad consolideert alle stappen die nodig zijn voor de succesvolle uitvoering van de vlucht.
De makelaar bevestigt de luchthavenslots, d.w.z. de tijdslots die zijn toegestaan voor landen en opstijgen, door bijEurocontrol na te gaan of er ATFCM-maatregelen (Air Traffic Flow and Capacity Management) zijn die het verkeer kunnen beïnvloeden.
Afhandeling, d.w.z. gronddiensten (passagiersassistentie, laden, brandstof, parkeren, FBO-coördinatie), wordt bevestigd voor alle tussenlandingen.
In het geval van niet-EU-vluchten verkrijgt de makelaar overvlieg- en landingsvergunningen van de betrokken derde landen.

Vervolgens worden de API-gegevens (Advance Passenger Information) en PNR-gegevens (Passenger Name Record) voorbereid, zodat de vereiste passagiersinformatie aan de autoriteiten kan worden doorgegeven.
De catering wordt gepland in overeenstemming met eventuele dieetbeperkingen. Grondtransfers worden geboekt in overleg met de FBO van aankomst.
Er wordt systematisch een uitwijkplan opgesteld dat voorziet in een alternatieve luchthaven of een alternatief vliegtuig in geval van onvoorziene technische of meteorologische omstandigheden.
Ten slotte wordt er vóór de vlucht een veiligheidsbriefing gegeven om de passagiers te herinneren aan de noodprocedures, vertrouwelijkheidsregels en instructies.

Bronnen :
IATA – Richtlijnen voor wereldwijde luchthavenslots, Editie 4
Eurocontrol – Portaal voor netwerkexploitatie

11.3 Klantofferte en contract

De contractuele offerte die aan de klant wordt gegeven, formaliseert de verbintenis van de makelaar.
Het vermeldt de kandidaat-exploitant, zijn reglementaire status, de indicatieve registratie en de essentiële voorwaarden van de vlucht.
De aansprakelijkheidslimieten worden gespecificeerd in overeenstemming met het Verdrag van Montreal (MC99), waarin de compensatieplafonds zijn vastgesteld die van toepassing zijn in geval van vertraging, verlies van bagage of incidenten.

Het annulerings- en uitstelbeleid is gedetailleerd, net als de brandstofvoorwaarden (inclusief de mogelijkheid van een gedeeltelijk mengsel van SAF, Sustainable Aviation Fuel).
Verantwoordelijkheden met betrekking tot het vervoer van dieren, breekbare apparatuur of overbagage worden expliciet vermeld.
Het contract bevat ook de procedure voor bemiddeling en incidentenbeheer, de geaccepteerde betaalmiddelen, de AML-clausule (Anti-Money Laundering) met betrekking tot de bron van de fondsen en een paragraaf over de bescherming van persoonsgegevens (gegevensprivacy), in overeenstemming met de RGPD.

Bron :
IATA – Verdrag van Montreal en passagiersrechten

12. Referenties en belangrijke bronnen in de sector

Voor verificatie, training en controle

– EBAA, richtlijnen voor het contracteren van chartervluchten, document in samenwerking met Air Charter Association.
– The Air Charter Association, gedragscode, kwalificatietraining voor makelaars, preventie van illegale activiteiten.
– IBAC, IS-BAO en IS-BAH, veiligheidsnormen voor exploitanten en afhandelaars.
– EASA, Air OPS 965 en Easy Access Rules, AOC, FTL ORO. EASA
– DGAC Frankrijk, definities van openbaar personenvervoer en rol van de autoriteit. Frans Ministerie voor Ecologische Transitie
– IATA, Worldwide Airport Slot Guidelines editie 4 en hulpmiddelen voor slots. IATA
– Eurocontrol, Network Manager, netwerkoperaties en ATFCM-handleidingen. eurocontrol.int
– ICAO, CORSIA en herziening 2024 van MC99-limieten. ICAO
– Europese Unie, ReFuelEU Aviation, besluiten van de Raad van de EU over MC99, API PNR-kader. Mobiliteit en vervoer
– NBAA, middelen tegen illegaliteit en chartergidsen. NBAA
– Argus en Wyvern, registers en ratingcriteria. Argus Internationaal
– Avinode Group, marktplaats, workflows en Paynode betalingen. Avinode
– MiCA en TFR, cryptokader in Europa en Travel Rule, ESMA-bronnen. esma.europa.eu
– Verordening 261 en hervormingen, EUR-Lex bronnen en consumentennetwerken. EUR-Lex
– ITIC, beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor luchtvaartmakelaars. ITIC
– SAF beleidsnieuws en Europese subsidies, 2025 context. Reuters

12. Officiële sectorreferenties

Instelling	Gebied	Link
EBAA	Europese zakenluchtvaart	ebaa.org
De vereniging voor luchtcharters	Gedragscode & training	theairchartervereniging.aero
IBAC	IS-BAO / IS-BAH normen	ibac.org
EASA	Air OPS en regelgeving	easa.europa.eu
DGAC Frankrijk	Certificering en toezicht	ecologie.gouv.fr
Eurocontrol	Europees netwerkbeheer	eurocontrol.int
IATA	Slots en internationale regelgeving	iata.org
ICAO	MC99, CORSIA	icao.int
Avinode / Paynode	B2B Marktplaats	avinodegroep.com
Wyvern / ARGUS	Beveiligingsaudits	flywyvern.nl
ESMA / EU	MiCA & AML	esma.europa.eu

13. Het AEROAFFAIRES-verschil

1. Een strikte interpretatie van wetgeving en normen en een nultolerantiebeleid voor alles wat illegaal is.
2. Risicomodellering voor elke opdracht, met prioriteit voor veiligheid, naleving en comfort.
3. Traceerbaarheid van documenten om de juridische en aankoopafdelingen gerust te stellen.
4. Een pragmatisch klimaatbeleid, met concrete arbitrage over routering, gewicht, beschikbaarheid van SAF en serieuze compensatie.
5. Een enkel aanspreekpunt voor elk dossier, verantwoordelijk voor het resultaat, zonder de last door te schuiven naar de klant.

14. Praktische bijlagen

14.1 Informatie die in een offerte moet worden opgenomen

Operator en AOC, verzekeringsdekking, indicatieve registratie, luchthavens en slots, WASG-voorwaarden indien van toepassing, MC99-limieten, bagage- en dierenbeleid, annuleringsvoorwaarden, vervangingsplan, brandstofvoorwaarden en SAF-optie, betaalmiddelen en AML KYC-clausules, API PNR-vermeldingen indien vereist. IATA

14.2 Nalevingsindicatoren die aan de klant moeten worden gerapporteerd

Naleving van AOC en SPA, naleving van FTL-bemanning, IS-BAO IS-BAH-status, slotverificatie, ATFCM-status, incidentrapporten, naleving van kennisgevingstermijnen, gearchiveerde ondersteunende documenten.

14.3 Bescherming tegen illegaliteit

Vraag altijd een bewijs van AOC en de exacte reikwijdte van de activiteiten, weiger elke kostendelende voorziening buiten het kader, controleer buitenlandse chartervergunningen en de geschiktheid van het vliegtuig voor de voorgestelde segmenten, documenteer elke controle.